TEORIA GENERAL DEL CONTROL EN LAS EMPRESAS

RESUMEN TEORIA GENERAL DEL CONTROL

QUE SIGNIFICA EL TÉRMINO CONTROL:

1. Comprobación, inspección, fiscalización, intervención; 2. Dominio, mando, preponderancia; 3. Oficina, despacho, dependencia, etc., donde se controla.

TEORIA GENERAL DEL CONTROL:

Esta elaborada para sistemas que ya están en operación, los cuales necesitan regular dicha operación a fin de continuar satisfaciendo las expectativas y objetivos propuestos.

La teoría general de sistemas, el mejor instrumento conceptual y de análisis moderno.

La Teoría de control convencional = solo considera importantes las señales de entrada, salida y error, esta basada en la relación entrada - salida; su función se basa en procedimientos de tanteo y ajuste.

La Teoría de control moderna = tendencia reciente a la ingeniería de sistemas, esta inclinada hacia una complejidad debido a los requerimientos de tareas complejas y buena exactitud.

QUE ES CONTROL: Es una función relación que implica varios campos del conocimiento porque su aplicación no depende del control mismo si no de aquellas partes en las cuales debe hacerse eficiente.

Control es un conjunto de normas, procedimientos y técnicas a través de las cuales se mide y corrige el desempeño para asegurar la consecución de objetivos y técnicas.

Relación del control con las diferentes disciplinas científicas:

1. Existen diversos niveles de control: lo buscado es controlar el sistema total pero la efectividad del control radica en su aplicación adecuada a cada subsistema. Esto explica porque el DONDE; esto es el objetivo o materia sujeto del control.
2. Lo propio de la función del control es medir y corregir el desempeño: esto quiere decir que es inherente al control mismo su separación del desempeño. No se puede actuar y controlar al mismo tiempo, como funciones. Esto tiene sentido ya que el control busca la consecución de objetivos del sistema.
3. El control no es una función de perturbación o destrucción del sistema: este busca asegurarse de que su ejecución (desempeño), le conduzca efectivamente al cumplimiento de los objetivos y las metas.

Para VAN GICH; una vez que el sistema esta en operación debe controlarse, es decir, su operación debe regularse de manera que continué satisfaciendo las expectativas y moviéndose en dirección de los objetivos propuestos.

Para BROWN Y MORBERG; Control es mantener las actividades de la organización en conformidad con los planes y objetivos. El objetivo de los sistemas es inspeccionar todas las actividades e identificar las desviaciones de los estándares. Como el proceso de control es decisivo para el éxito de cualquier organización, por lo tanto todas las actividades son importantes.

Para WELSCH; el control afecta tanto el futuro como el presente de la organización, al indicar las acciones correctivas que permiten rectificar las desviaciones de lo planeado.

Para GUTIERREZ; el control es asegurarse de que las acciones dirigidas se realicen de acuerdo con los objetivos predeterminados y dentro de los límites de la estructura organizacional.

· Control es poder o autoridad para dirigir y gobernar, un estándar de comparación y de prueba.

· Control es aquella función del sistema que provee dirección de conformidad con el plan.

· El control determina lo que esta obteniendo, es decir evalúa, y aplica medidas correctivas.

Para KOONTZ; O DONNEL y WEIHRICH; control es la medición y corrección del desempeño para asegurar que los objetivos de la empresa y los planes se lleven a cabo.

1. determinación de normas
2. medición del desempeño con estas normas y,
3. corrección de las variaciones de normas y planes.

REQUERIMIENTOS GENERALES DE UN SISTEMA DE CONTROL:

La estabilidad: es un requerimiento primario, el elemento más importante para cualquier sistema de control.

La estabilidad absoluta: señala que el sistema es estable o inestable

La estabilidad relativa razonable: señala que la velocidad de respuesta de be ser rápida y razonable que sea oportuna y no cause traumatismo.

Gutiérrez Plazas, presenta unos criterios complementarios los cuales conviene tener en cuenta:

1. Amplio y Comprensivo: cubrir todo aspecto importante de la organización. Nada en el sistema puede escapar al control.
2. Balanceado: se debe tener en cuenta la totalidad del sistema. Sin poner énfasis en una área y descuidando otras.
3. Eficiente: los reportes y la información deben ser a tiempo para que sean útiles.
4. Creativo: no debe tener un proceso mecánico. Requiere que se estén actualizando.

PROBLEMAS BASICOS EN EL PROYECTO DE UN SISTEMA DE CONTROL:

1. Problemas técnicos: el controlador produce señales basadas en la referencia de entrada y salidas del sistema. El controlador debe tener en cuenta cualquier perturbación que afecte las variables de salida. Este índice es una medida cuantitativa de funcionamiento, midiendo la desviación respectó al funcionamiento.
2. Problemas de orientación positiva; el control es una fuerza normal y positiva…, es un conjunto de instrumentos normales para lograr los resultados deseados. Los controles efectivos guían el comportamiento, ayudan a orientar e integrar el desempeño. Los sistemas de control desempeñan una función importante en la localización de problemas. Los sistemas de control exitosos permiten al sistema enfrentarse a la incertidumbre, permite prevenir perturbaciones.
3. problemas por las respuestas humanas: pueden identificarse en tres grupos los individuos involucrados por un sistema de control:
• La posición bajo control; aquellos cuyo desempeño se mide y se corrige.
• La posición de mantenimiento del sistema de control; aquellos que diseñan y realizan el control; y
• La posición de toma de decisiones; decisiones basadas en la información obtenida por el control.
4. problemas por el tratamiento operacional: puede reducirse a tres preguntas básicas: 1. ¿en que niveles jerárquicos de la organización existe interés principal en lo que respecta al rendimiento del sistema de control? 2. ¿Qué tan exactas son las mediciones y la información utilizada para guiar y desempeñar las funciones de control? 3. ¿Qué grado de concentración tiene las funciones de control?
5. problemas administrativos: un último grupo de problemas debe considerarse al proyectar cualquier sistema de control.

· Recibir información a tiempo.

· Tendencia a sobre controlar o subcontrolar

· Vació existente

· Presupuesto asignado.

PARTES DE UN SITEMA DE CONTROL:

1. Medición de resultados y comparación con objetivos, planes y estándares pre-establecidos.
2. Comunicación (informes) de los resultados del proceso de medición, a los administradores.
3. Análisis de las desviaciones con respecto a los objetivos, planes, políticas y estándares.
4. Consideración de cursos de acción alternativos.
5. Selección e implementación de alternativas mas favorables y
6. seguimiento, para establecer la efectividad de la acción correctiva y una retroalimentación de información al proceso de planificación para mejorar los ciclos futuros.

Russell Acfock; afirma que el proceso de control comprende 4 etapas:

1. predicción de las consecuencias de las decisiones en la forma de medición de resultados.
2. Recolección de información sobre el resultado real.
3. Comparación de los resultados reales con los resultados pronosticados; y
4. Cuando se demuestra que una decisión ha sido deficiente, la corrección del procedimiento que la produjo y, cuando sea posible, la corrección de sus consecuencias.

Conferencia auditoria

MAPA CONCEPTUAL DE AUDITORIA

AUDITORIA

TEMAS IMPORTANTES

* CONCEPTO DE AUDITORIA
* OBJETIVO DE LA AUDITORIA
*CARACTERISTICAS DE LA AUDITORIA
*METODO A USAR EN LA AUDITORIA

1.1. CONSTRUCCIÓN DE UN CONCEPTO UNIVERSAL DE AUDITORIA

En el común de las personas existe una gran distorsión sobre la conceptualización de la Auditoria, en razón de que muchas veces el ejercicio de la misma se ha ceñido al modelo tradicional, por lo cual se hace necesario construir un concepto universal analizando alguna de las definiciones de los diferentes tratadistas de Auditoria que se encuentran en la literatura profesional contable.

William Thomas Porter y John C. Burton definen la Auditoria como el examen de la

Información por una tercera persona distinta de quien la preparó y del usuario, con la intención de establecer su veracidad; y el dar a conocer los resultados de este examen, con la finalidad de aumentar la utilidad de tal información para el usuario.. [Porter, 1983] Arthur W. Holmes obtiene como conclusión en su concepto moderno que la auditoria es "el examen crítico y sistemático de la actuación y los documentos financieros y jurídicos en que se refleja, con la finalidad de averiguar la exactitud, integridad y autenticidad de los mismos." [Holmes, 1984]

El Instituto Norteamericano de Contadores Públicos (AICPA), tiene como definición de Auditoria la siguiente: Un examen que pretende servir de base para expresar una opinión sobre la razonabilidad, consistencia y apego a los principios de contabilidad generalmente aceptados, de estados financieros preparados por una empresa o por otra entidad para su presentación al Público o a otras partes interesadas. [AICPA, 1983] La anterior definición aunque es de las más socorridas, puede ser considerada como muy sectorizada, pues no comprende en manera alguna toda la gama de auditorías existentes y las que se desarrollarán en el futuro y se queda limitada solamente a la Auditoría de los estados financieros.

La "American Accounting Asociación" [AAS, 1972] con un criterio más amplio y

Moderno define en forma general la Auditoría identificándola como un proceso de la siguiente manera:

La Auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso.

􀂉 Un proceso sistemático comprende una serie de pasos o procedimientos lógicos, estructurados y organizados.

􀂉 Obtener y evaluar evidencia objetiva significa examinar las bases para las declaraciones (representaciones) y evaluar los resultados juiciosamente sin prejuicios o desviaciones a favor o en contra de la persona (o entidad) que hace las declaraciones.

􀂉 Declaraciones acerca de acciones económicas o eventos son las protestas hechas por la entidad o por la persona. Comprenden la esencia de la auditoria. Las afirmaciones incluyen información contenida en estados financieros, reportes internos de operación y declaraciones de impuestos.

􀂉 Grado de correspondencia se refiere a la cercanía en que las afirmaciones pueden vincularse con criterios establecidos. La expresión de correspondencia puede cuantificarse como la cantidad de faltante dentro del fondo de caja chica, o podrá ser cualitativa, como el grado en que los estados financieros son razonables.

􀂉 Criterios establecidos son los estándares contra los cuales se juzgan las afirmaciones o representaciones. Los criterios podrán constituir reglas prescritas por los cuerpos legislativos, presupuestos o demás medidas de desempeño establecidas por la administración o principios de contabilidad generalmente aceptados establecidos por el Financial Accounting Standards Board (FASB) y demás órganos autorizados.

􀂉 La comunicación de los resultados se realiza mediante un informe escrito que indique el grado de correspondencia entre las declaraciones y los criterios establecidos. Este tipo de comunicación puede incrementar o debilitar la credibilidad de las declaraciones de la parte.

􀂉 Usuarios interesados son las personas que utilizan (o confían en) los hallazgos del auditor. En el entorno de negocios se incluye a los accionistas, administradores, acreedores, dependencias gubernamentales y público en general. [Kell, 1995]

La guía Internacional de Auditoría No. 3 [IFAC, 1983] Principios básicos que Rigen una Auditoría, establece (párrafos 2-4):

Una Auditoría es el examen independiente de la información de cualquier entidad, ya sea lucrativa o no, no importando su tamaño o forma legal, cuando tal examen se lleva a cabo con objeto de expresar una opinión sobre dicha información.

El cumplimiento de los principios básicos requiere la aplicación de procedimientos de auditoria y pronunciamientos sobre dictamen, adecuados a las circunstancias particulares.

Aunque existen innumerables definiciones de auditoria, se han elegido las anteriores, por considerarlas mucho más amplias respecto de la definición tradicional, la cual se aplica solamente a un tipo de ellas, la auditoria de los estados financieros, no incluyendo los otros campos de acción de la misma, que son el desarrollo futuro de la profesión.

De las definiciones transcritas se puede inferir que la Auditoría implica una reconstrucción de acontecimientos económicos del pasado para determinar su apego a la realidad y darles o no validez. Para lograr este cometido se requiere entonces recurrir en gran medida a la interpretación de los documentos escritos.

El objeto de la actividad de la auditoria son las unidades económicas, las cuales para adecuarlas a los tiempos modernos se deben considerar como sistemas abiertos compuestos de muchos subsistemas, de los cuales los sistemas de información son los más importantes. Se puede afirmar que la Auditoría implica una "búsqueda de la verdad" de los hechos económicos producidos por una Entidad, los cuales afectan sus sistemas de información para darles autenticidad.

Utilizando las anteriores definiciones, la auditoria puede conceptualizarse entonces como:

El proceso que consiste en el examen crítico, sistemático y representativo del sistema de información de una empresa o parte de ella, realizado por un experto con independencia y utilizando técnicas determinadas, con el propósito de emitir una opinión profesional sobre la misma, que permitan la adecuada toma de decisiones y brindar recomendaciones que mejoren el sistema examinado.

Es importante advertir que en el antiguo concepto se usaba la palabra detallado sin la connotación del enfoque de la auditoria de examinar minuciosamente todas y cada una de las operaciones relacionadas con el respectivo sistema de información, sino que se refiere al examen de las operaciones más representativas del sistema y que ofrecen una mayor probabilidad de ofrecer una visión de la totalidad del mismo. Para lograr éste cometido el auditor utiliza el muestreo selectivo basado en técnicas estadísticas, que le brinden la confianza necesaria para la emisión de su diagnóstico.

1.2 OBJETIVO DE LA AUDITORIA

De acuerdo a la anterior conceptualización, el objetivo principal de una Auditoria es la emisión de un diagnóstico sobre un sistema de información empresarial, que permita tomar decisiones sobre el mismo. Estas decisiones pueden ser de diferentes tipos respecto al área examinada y al usuario del dictamen o diagnóstico.

En la conceptualización tradicional los objetivos de la auditoria eran tres:

􀂉 Descubrir fraudes

􀂉 Descubrir errores de principio

􀂉 Descubrir errores técnicos

Pero el avance tecnológico experimentado en los últimos tiempos en los que se ha

denominado la "Revolución Informática", así como el progreso experimentado por la administración de las empresas actuales y la aplicación a las mismas de la Teoría General de Sistemas, ha llevado a Porter y Burton [Porter,1983] a adicionar tres nuevos

Objetivos:

􀂉 Determinar si existe un sistema que proporcione datos pertinentes y fiables para la planeación y el control.

􀂉 Determinar si este sistema produce resultados, es decir, planes, presupuestos,

Pronósticos, estados financieros, informes de control dignos de confianza, adecuados y suficientemente inteligibles por el usuario.

􀂉 Efectuar sugerencias que permitan mejorar el control interno de la entidad.

1.3 CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA

La auditoria debe ser realizada en forma analítica, sistémica y con un amplio sentido crítico por parte del profesional que realice el examen. Por tanto no puede estar sometida a conflictos de intereses del examinador, quien actuará siempre con independencia para que su opinión tenga una verdadera validez ante los usuarios de la misma.

Todo ente económico puede ser objeto de auditaje, por tanto la auditoria no se

circunscribe solamente a las empresas que posean un ánimo de lucro como erróneamente puede llegar a suponerse. La condición necesaria para la auditoria es que exista un sistema de información. Este sistema de información puede pertenecer a una empresa privada u oficial, lucrativa o no lucrativa.

La Auditoria es evaluación y como toda evaluación debe poseer un patrón contra el cual efectuar la comparación y poder concluir sobre el sistema examinado. Este patrón de comparación obviamente variará de acuerdo al área sujeta a examen. Para realizar el examen de Auditoria, se requiere que el auditor tenga un gran conocimiento sobre la estructura y el funcionamiento de la unidad económica sujeta al análisis, no sólo en su parte interna sino en el medio ambiente en la cual ella se desarrolla así como de la normatividad legal a la cual está sujeta.

El diagnóstico o dictamen del auditor debe tener una intencionalidad de divulgación, pues solo a través de la comunicación de la opinión del auditor se podrán tomar las decisiones pertinentes que ella implique. Los usuarios de esta opinión pueden ser internos o externos a la empresa.

1.4 EL MÉTODO A USAR EN LA AUDITORIA

Como ya se dijo la Auditoria es la búsqueda de la verdad, por lo tanto, el método que debe utilizar para realizar su examen es sin duda el método científico. El enfoque científico es un método sistemático de análisis que ayuda a la interpretación y síntesis de aspectos que necesitan ser investigados. Tanto la investigación como el análisis abarcan un examen escudriñador de la lógica involucrada, las necesidades y justificación de la actividad que se investiga.

La evaluación científica involucra un proceso de medición y comprobación de los

Principios y prácticas reconocidas y en las cuales se busca si es o no el mejor plan, política, sistema o procedimiento. Obtenida la información necesaria, se evaluará, a efecto de hacer las sugerencias necesarias a la dirección.

La auditoria utiliza el método deductivo- inductivo, pues realiza el examen y evaluación de los hechos empresariales objetos de estudio partiendo de un conocimiento general de los mismos, para luego dividirlos en unidades menores que permitan una mejor aproximación a la realidad que los originó para luego mediante un proceso de síntesis emitir una opinión profesional. Todo este proceso requiere que el auditor utilice una serie de pasos realizados en forma sistemática, ordenada y lógica que permita luego realizar una crítica objetiva del hecho o área examinada.

1.4.1 MÉTODO DEDUCTIVO

El método deductivo consiste en derivar aspectos particulares de lo general, leyes

axiomas, teorías, normas etc. en otras palabras es ir de lo universal a lo específico o particular. Para aplicar el método deductivo a la auditoria se necesita:

􀂉 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar

􀂉 Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación.

􀂉 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen

􀂉 Aplicación de normas generales a situaciones específicas

􀂉 Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

1.4.2 MÉTODO INDUCTIVO

El método inductivo al contrario del deductivo se parte de fenómenos particulares con incidencia tal que constituyen un axioma, ley, norma, teoría, es decir parte de lo particular y va hacia lo universal.

Desde el punto de vista de la auditoria, se descompone el sistema a estudiar en las mínimas unidades de estudio, efectuándose el examen de estas partes mínimas (particulares) para luego mediante un proceso de síntesis se recompone el todo descompuesto y se emite una opinión sobre el sistema tomado en conjunto.

Estos dos métodos se combinan en forma armónica no excluyente. De esta manera, en forma esquemática se pueden plantear así las fases generales a seguir en una auditoria:

􀂉 Conocimiento general de la organización

􀂉 Establecimiento de los objetivos generales del examen

􀂉 Evaluación del Control Interno

􀂉 Determinación de las áreas sujetas a examen

􀂉 Conocimiento específico de cada área a examinar

􀂉 Determinación de los objetivos específicos del examen de cada área

􀂉 Determinación de los procedimientos de auditoria

􀂉 Elaboración de papeles de trabajo

􀂉 Obtención y análisis de evidencias

􀂉 Informe de auditoria y recomendaciones